Wat willen we bereiken en wat gaan we ervoor doen?

Inkoop

Ouder-Amstel heeft een contactpersoon inkopen benoemd welke deelneemt aan het inkoopplatform van Duo+. Ook Stichting Rijk maakt onderdeel uit van dit platform. Hierdoor wordt de inkoopfunctie beter geborgd, vindt er kennisdeling plaats en verbetert de aansluiting en afstemming tussen de vier organisaties. Naast verbetering van de kwaliteit van inkopen en aanbesteden vindt ook bundeling van opdrachten plaats, waar mogelijk. Een gemeente koopt veel in. Het inkoopbudget kan ingezet worden om (markt)partijen uit te dagen slimme, eerlijke en vernieuwende oplossingen te bieden die bijdragen aan een groene, duurzame en sociale gemeente. Binnen de DUO-organisaties kan de inkoopfunctie beter geborgd worden; deze is nu decentraal en versnipperd ingericht. Dat leidt tot risico’s, zowel financieel als qua rechtmatigheid. Om deze risico’s te verkleinen, maar ook om de gemeenten beter te ondersteunen bij het realiseren van de beoogde maatschappelijke effecten (onder andere in het duurzaam en circulair aanbesteden) is het noodzakelijk dat de inkoop en aanbestedingsfunctie geprofessionaliseerd wordt. Daarbij komt dat door een betere samenwerking en een optimale bundeling van de inkoop- en aanbestedingstrajecten meer inkoopvoordelen behaald kunnen worden. In verband hiermee is door de vier DUO-organisaties aan een onafhankelijk bureau gevraagd advies te geven over de inkoopfunctie binnen Duo+; hoe deze het meest effectief ingericht kan worden en waar deze functie het beste gepositioneerd kan worden. Bij het uitwerken van dit advies wordt vanzelfsprekend rekening gehouden met de rol die de Stichting Rijk in dit verband vervult. Het advies van de onafhankelijke adviseur komt er op neer dat een eerste logische stap is om binnen Duo+ een inkooporganisatie op te gaan zetten met de Stichting Rijk maar dat op termijn mogelijk de rol van de Stichting Rijk aangepast kan worden. Dit heeft vanzelfsprekend de nodige financiële consequenties. Ruwe berekeningen hebben uitgewezen dat het opzetten van een inkoopfunctie binnen Duo+ met de Stichting Rijk in beginsel, naast de bijdrage ad € 435.000 die de drie gemeenten aan de Stichting Rijk betalen, op termijn minimaal € 325.000 aan extra kosten met zich gaat meebrengen. Als de rol van de Stichting Rijk aangepast wordt kan het opzetten van de inkoopfunctie in de DUO-organisatie op de langere termijn nagenoeg budgettair neutraal geschieden. In 2021 is een voorstel gedaan voor het opzetten van de inkoopfunctie binnen de DUO-organisatie. In 2021 is een kwartiermaker aangesteld die de adviezen van het externe bureau verder gaat uitwerken, zich inzet voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid en inkoophandboek. Het Maatschappelijk verantwoord inkoopbeleid (MVI) wordt in het inkoopbeleid opgenomen. Deze ontwikkelingen worden voortgezet in 2023.

P&O

HR-visie

De 'Visie op het Werkgeverschap' biedt richting voor de ondersteuning aan de organisaties door het team P&O van Duo+ en is gebaseerd op het transitieplan wat in 2021 en 2022 is uitgevoerd. Organisatie-ontwikkeling is daarin geborgd en biedt ondersteuning bij de groei van de gemeente.

Formatie en loonkosten

Wij verwachten dat de loonkosten voor de huidige vaste formatie gaan stijgen als gevolg van CAO-ontwikkelingen. In de loonsom is rekening gehouden met een CAO-aanpassing van 3,3% voor loonindexatie.

In 2023 wordt een tweede tranche van lichte formatie-uitbreding geëffectueerd, zoals besloten in de meerjarenbegroting 2022-2025. Afhankelijk van de besluitvorming over de reorganisatie wordt een afdelingshoofd bedrijfsvoering aangesteld. Het jaar 2023 wordt dan het eerste jaar waarin in de nieuwe constellatie wordt gewerkt.

De organisatiecultuur in Ouder-Amstel kenmerkt zich door een hoge betrokkenheid. Het is met name de verantwoordelijkheid van management en bestuur dat deze zich niet tegen de medewerkers keert.

Mens en arbeid

De wereld om ons heen verandert. De benodigde competenties van onze medewerkers veranderen hierdoor ook. Opleiding en ontwikkeling, maar ook andere vormen van ‘leren’, worden steeds belangrijker. Denk daarbij aan coaching, meelopen met iemand die succesvol is, kennis en inzichten delen, feedback geven en ontvangen en het leren van ‘best practices’. Een lerende organisatie, die de focus legt op de juiste persoon, op de juiste plek én op het juiste moment. Daarom is extra budget voor opleiding en persoonlijke ontwikkeling, welke mede bijdraagt aan ‘duurzame inzetbaarheid’, een belangrijk aandachtspunt waar we op investeren. We geven daarmee invulling aan goed werkgeverschap voor medewerkers en trachten kennis en ervaring te behouden voor onze gemeente. Dit maakt het gewenst om te gaan werken met persoonlijke ontwikkelingsplannen voor de huidige formatie. De CAO geeft aan dat een persoonlijk ontwikkelingsplan periodiek opgesteld dient te worden en dat de werkgever de kosten vergoedt van opleiding en activiteiten die in het persoonlijk ontwikkelingsplan staan. Het kunnen aanbieden van ontwikkelingsmogelijkheden is tevens van belang voor het aantrekken van passend personeel.

Inclusief werkgeverschap

Eén van de punten van dit gezamenlijk werkgeverschap is het thema ‘inclusiviteit’, wat haar wettelijk kader kent in de wet Banenafspraak. Bij inclusief werkgeverschap staat gelijkwaardigheid en diversiteit voorop, ongeacht gender, afkomst, levensovertuiging, fysieke en mentale beperkingen. Inclusief werkgeverschap is een logisch gevolg van een visie op werkgeverschap waarbij talentonwikkeling en duurzame inzetbaarheid centraal staan. Met de focus op talent en inzetbaarheid ontstaat een werkomgeving waarin plaats wordt geboden aan een diverse groep mensen. Bovendien geloven wij dat die diversiteit aan werknemers binnen de organisaties bijdraagt aan een dienstverlening die meer aansluit op de diverse behoeften van de inwoners, organisaties en bedrijven binnen onze gemeenten. Binnen de Quotumwet wordt van overheden gevraagd mensen met een arbeidsbeperking aan werk te helpen. De DUO-gemeenten spannen zich maximaal in om het aan hen gevraagde quotum in gezamenlijkheid met de Duo+ uitvoeringsorganisatie in te vullen. In het bestuur van Duo+ is besloten dat de quotumwet onderdeel is van een breder geheel. In de ontwikkeling van een Visie op Werkgeverschap vormt het zogenaamd "Inclusief werkgeverschap", met inbedding van de verplichtingen rondom de quotumwet, een belangrijke peiler.

Arbeidsomstandigheden en Verzuim

Het streven is een ziekteverzuimpercentage van ≤ 4,0% te realiseren. Plezier in het werk, passende en uitdagende werkzaamheden, duurzame inzetbaarheid, mogelijkheden tot training en scholing en een prettige en goede werkomgeving heeft de nodige aandacht. De ervaringen opgedaan met het vanuit huis werken tijdens de corona pandemie worden gebruikt om aan een combinatievorm van werken vanuit huis en vanaf de werkplek op kantoor invulling te kunnen geven. Hierbij is er oog voor de wensen van de werknemer maar ook voor de arbeidsomstandigheden van de werknemer en eventuele aanbevelingen vanuit de risico-inventarisatie.

Financiën

In 2021 is een pilot tijdschrijven gestart die in 2022 verder vorm kreeg. De werkplannen vormen de basis voor de opdrachtverstrekking van de activiteiten. Het doel van de pilot is om zicht te krijgen op de activiteiten per DUO-gemeente voor de programma's Ruimte en Sociaal en deze gedurende het jaar te monitoren en bij te sturen. De activiteiten dienen te blijven passen binnen de beschikbare middelen per DUO-gemeente; de pilot kan hier zicht op geven en ondersteunen. Voor de nieuwe afdeling Gebiedsontwikkeling is integraal tijdschrijven gewenst.

Juridische zaken

De dienstverlening van het team Juridische Zaken van Duo+ bestaat onder meer uit de coördinatie van WOO verzoeken en klachtenafhandeling. Daarnaast ondersteunt Juridische Zaken de afhandeling van bezwaarschriften, de afhandeling van aanprakelijkheidsstellingen en het beheer van de verzekeringsportefeuille. Op aanvraag geeft het team Juridische Zaken juridisch advies. Juridische kwaliteitszorg (JKZ) is geborgd; de manier waarop we gezamenlijk de juridische kwaliteit van het handelen van de organisatie(s) kunnen verbeteren. De eerste stap daarin was het creëren van het juridisch landschap waarmee de gemeente Ouder-Amstel te maken heeft. Vervolgens hebben we gekeken naar de behoefte aan juridische advisering en de gewenste kwaliteit daarin. Het juridisch landschap en de behoefte aan juridische advisering leidt tot het aanbrengen van een focus in de juridische expertise en geeft koers en richting aan de ontwikkeling van kennis op de rechtsgebieden (meerjarig ontwikkel en opleidingsplan) die voor een gemeente noodzakelijk zijn. Juridische kwaliteitszorg is daarmee een going concern activiteit die de ontwikkeling van kennis en samenwerking tussen Juridische zaken en de vakafdelingen, kan optimaliseren.

Wet elektronische publicaties
Op 1 juli 2021 is de Wet elektronische publicaties van kracht geworden. Deze wetswijziging heeft als doelstelling om burgers digitaal volledig te informeren over besluiten die impact hebben op hun leefomgeving. Het team Juridische Zaken ondersteunt de DUO-organisaties in implementatie en uitvoering van deze wet, welke vorm gegeven werd in 2022. In 2023 is dit volledig operationeel.

Wet Open Overheid
Per 1 juli 2022 is de Wet Open Overheid (WOO) in werking getreden, onder gelijktijdig intrekking van Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB). Vooruitlopend op de afronding van de parlementaire besluitvorming over de WOO heeft het kabinet bij de kabinetsreactie op het rapport ´Ongekend onrecht´ van de Parlementaire Ondervragingscommissie Kinderopvangtoeslag (POK) financiële middelen vrijgemaakt. Met de beschikbaarstelling van deze financiële middelen ondersteunt het Rijk gemeenten bij de implementatie en uitvoering van de WOO. De financiële middelen bestaan uit zowel incidentele als structurele middelen. De incidentele middelen, voor de periode 2022 tot en met 2026, zijn bestemd voor het verbeteren van systemen, het opleiden van medewerkers en het aanpassen van processen en de organisatie. De structurele middelen, voor 2022 tot en met 2026, zijn bedoeld voor de actieve openbaarmaking van de informatiecategorieën zoals genoemd in de WOO, het aanwijzen van een contactfunctionaris en het beheer en onderhoud van systemen. Het team Juridische Zaken ondersteunt de DUO-organisaties in implementatie en uitvoering van deze wet.

Communicatie

Ouder-Amstel werkt met een Communicatie Uitvoeringsprogramma wat is gebaseerd op het in 2021 vastgestelde communicatiebeleidsplan. Het plan geeft aan hoe communicatie de komende jaren bij gaat dragen aan het realiseren van de doelen van Ouder-Amstel. Ons uitgangspunt is dat de gemeente er is voor haar inwoners en door haar inwoners wordt gemaakt. Ouder-Amstel heeft de ambitie dat inwoners daadwerkelijk ervaren en voelen dat hun belangen voorop staan en dat ze altijd een luisterend oor vinden voor hun inbreng. Inwoners, organisaties en (samenwerkings)partners voelen zich geïnformeerd, gehoord en begrepen. Die ambitie kan uitsluitend worden gerealiseerd indien Ouder-Amstel een communicatieve organisatie is. Bij het inrichten van de communicatie richten we ons primair op het ondersteunen van de hiervoor genoemde ambitie en op het communicatiever maken van alle medewerkers die werken in of voor Ouder-Amstel.

Informatisering en Automatisering

Doorontwikkeling applicatiebeheer
Reductie van kwetsbaarheid en verhoging van kwaliteit is de continue opgave voor professionalisering van het functioneel applicatiebeheer. In dat kader wordt bij voortduring gestuurd op harmonisatie van het applicatielandschap tussen de DUO-organisaties en daarbinnen de verschillende organisatieonderdelen. Ook vindt evaluatie van het functioneel applicatiebeheer plaats afgezet tegen de gewenste dienstverlening. Doel is de dienstverlenging en ondersteuning aan de DUO-organisaties naar een hoger plan te tillen zodat de applicaties de dienstverlening aan de inwoners en bedrijven goed ondersteunen.

Vervanging hardware en implementatie van software

Er wordt invulling gegeven aan een actieve vervangingsplanning gebaseerd op een economische levensduur van computers et cetera van in beginsel vijf jaar (voor mobiele telefoons drie jaar). Daarnaast vindt vertaling plaats van de toenemende behoefte aan flexibel (mobiel) werken en de gevolgen van voortschrijdende digitalisering, inclusief de eisen die bijvoorbeeld archivering daaraan stelt. De implementatie van een nieuwe versie en/of een nieuw softwarepakket is een flinke operatie die ook externe inhuur vereist, meestal ten behoeve van de projectleiding en/of specifieke materiedeskundigheid. In het verleden werden deze kosten ondergebracht in de investering, maar dat is niet meer toegestaan. Er is apart budget vrijgemaakt om de implementatiekosten op te kunnen vangen. Bij nieuwe projecten krijgt dat een plek in de projectbegroting.

Digitale vaardigheden

Om de moderne ICT-middelen optimaal en zonder “techno stress” te kunnen (blijven) benutten, is het van belang de digitale vaardigheden van medewerkers op niveau te brengen en te houden. Inzet hierop draagt bij aan het doen afnemen aan de ervaren werkdruk terwijl de digitale vaardigheden toenemen. I&A zet zich onverminderd in om te zorgen dat medewerkers optimaal zijn toegerust voor hun werk. Digitaal werken moet op alle mogelijke manieren worden gemotiveerd. Op verschillende vlakken is hier breed aandacht voor, bijvoorbeeld met het abonnementenbeheer. Doelstelling blijft om volledig digitaal te kunnen werken.

Interne Dienstverlening

In de komende jaren zal team Interne Dienstverlening van Duo+ binnen de beschikbare budgetten en rekening houdend met duurzaamheid, hybride werken en wet- en regelgeving, de dienstverlening vanuit de clusters Servicedesk, Facilitair en Postintake uitvoeren voor de gemeente Ouder-Amstel.

Procesmatig en datagedreven werken

De drie organisaties, gemeenten Ouder-Amstel en Uithoorn en uitvoeringsorganisatie Duo+, hebben in oktober 2021 een programmavoorstel geschreven om meer datagerichtte gaan werken in het sociaal domein zodat het mogelijk wordt beleid en sturingvoortdurend af te stemmen op de feitelijke situatie. Het programmavoorstel is uitgewerkt in een programmaplan. Het ambitieniveau is om in 2022 te groeien naar het datavolwassenheidsniveau waarbij data in het sociaal domein ondersteunt bij het weten wat er speelt.

De lange termijn ambitie is dat alle beleidskeuzes en sturingsbeslissingen in alle domeinen tot stand komen op basis van een wisselwerking tussen data-inzichten en duiding door professionals. Wanneer de organisaties zijn gegroeid in het meer datagedreven werken dan kan er integraal beleid ontwikkeld kan worden op basis van analyses die zijn gebaseerd op feiten en weten we beter wat wel en wat niet werkt. Voor 2022 is hier eenmalig € 96.000 beschikbaar voor gesteld met de verwachtig dat dat voldoende zou zijn. Inmiddels loopt het programma en levert de nodige verbeteringen op binnen het sociaal domein.

Najaar 2022 is de raad geinformeerd over de tussenstand van dit programma. Om de ontsloten data optimaal inzetbaar te krijgen is het nodig meerjarig capaciteit vrij te maken voor programmamanagement en sturing om datagedreven te werken. Hiermee onstaat tevensde mogelijkheid het uite te breiden naar andere gemeentelijke domeinen. Jaarlijks wordt een plan van aanpak gemaakt voor de prioriteiten en daarop kunt u ook invloed uitoefenen.

Interbestuurlijk toezicht Archiefbeheer in relatie tot zaakgericht werken
Het borgen van Zaakgericht werken, mede vanuit Interbestuurlijk toezicht en veranderende wetten zoals de Wet Open Overheid en door invoering en handhaven van archiefdiscipline, is een belangrijk aandachtspunt. Het zaaksysteem RXEnterprise is hierin leidend. Processen in de organisatie zijn en worden hierop aangepast. Bewust worden van eisen die wetgeving stelt en de gevolgen van procesgericht en digitaal werken is een belangrijk en continu aandachtspunt. In de afgelopen jaren is het archief van de gemeente Ouder-Amstel verder op orde gebracht zodat deze voldoet aan de wettelijke eisen. Hierin is een rol weggelegd voor team Interne dienstverlening maar tevens voor alle vakafdelingen die verantwoordelijk zijn voor het op orde hebben van de eigen archieven. Vanaf 2023 is de gemeente zelf aan zet, hetgeen niet is geborgd in het systeem RXEnterprise moet alsnog worden aangeboden zodat team Interne Dienstverlening de noodzakelijke controles en het archiefbeheer kan toepassen.

De kosten van de diensten van het Amsterdams Stadsarchief stijgen in 2023 meer dan trendmatig door de verplichting een e-Depot aan te houden voor elektronisch berichtenverkeer. Hiermee is in de begroting rekening gehouden (€ 20.000).

Groei gemeente versus huisvesting
De gemeente Ouder-Amstel zal in de komende jaren een wezenlijke groei doormaken. Dit betekent ook dat het aantal medewerkers zal toenemen. Deze groei vraagt intern een uitwerking van het vraagstuk of deze groei qua huisvesting in het huidige gemeentehuis kan worden opgevangen. Dit zelfde geldt voor de geplande verbouwing van de raadzaal in 2025, vanwege de groei van de raad. De kosten van deze verbouwing zijn opgenomen in het investeringsplan. Gezien de beperkte fysieke ruimte is het nog de vraag of de uitbreiding mogelijk is.